Catering event adalah salah satu kebutuhan penting dalam penyelenggaraan acara. Salah satu hal yang perlu diperhatikan saat memilih vendor adalah penawaran harga.
Harga per pax yang ditawarkan setiap penyedia catering bisa berbeda, tergantung menu, porsi, fasilitas, dan layanan yang termasuk di dalamnya.
Sebab itu, harga termurah belum tentu paling hemat kalau masih ada biaya tambahan yang perlu dibayarkan.
Sebagai panduan, simak cara membandingkan penawaran catering event berikut ini!
Kenapa Harga per Pax Saja Tidak Cukup untuk Membandingkan Penawaran Catering?
Harga catering per pax menunjukkan biaya untuk setiap porsi atau tamu sesuai ketentuan paket yang ditawarkan. Namun, harga tersebut belum tentu menggambarkan keseluruhan biaya yang harus dikeluarkan penyelenggara acara.
Misal, dua vendor dengan harga per pax yang sama bisa menawarkan jumlah menu, fasilitas penyajian, dan durasi layanan yang berbeda.
Vendor pertama mungkin sudah memasukkan biaya peralatan dan tenaga layanan, sedangkan vendor kedua mengenakan biaya tersebut secara terpisah.
Perbedaan cakupan juga bisa muncul dari jenis penyajian.
Paket nasi box memiliki kebutuhan operasional yang berbeda dari catering prasmanan atau buffet yang memerlukan meja, peralatan saji, dan petugas di lokasi.
Oleh karena itu, EO sebaiknya tidak langsung memilih vendor dengan harga awal paling murah. Periksa dahulu cakupan layanan, hitung seluruh komponen biaya, lalu bandingkan hasil akhir yang diperoleh dari setiap penawaran.
Komponen yang Wajib Dibandingkan dalam Penawaran Catering Event
1. Menu, Ukuran Porsi, dan Kebutuhan Khusus
Jenis bahan makanan, jumlah lauk, pilihan hidangan pendamping, dan variasi menu dapat membuat harga antarpaket berbeda.
Karena itu, periksa rincian menu secara spesifik. Misalnya, paket makan siang harus diperiksa dari jumlah pilihan lauk, sayuran, minuman, buah, dan hidangan penutup yang disediakan.
Selain itu, pastikan ukuran porsi dan jumlah item juga sudah disepakati. Dua vendor bisa menawarkan menu dengan nama serupa, tetapi menggunakan jenis bahan atau komposisi hidangan yang berbeda.
EO juga harus memastikan vendor mampu memenuhi kebutuhan khusus tamu, seperti menu vegetarian atau penanganan alergi makanan. Tanyakan apakah permintaan tersebut sudah termasuk dalam harga awal atau membutuhkan biaya tambahan.
2. Peralatan, Dekorasi, dan Kebersihan Area Penyajian
Jenis layanan catering menentukan peralatan yang dibutuhkan di venue.
Contohnya, catering nasi box memerlukan perlengkapan distribusi dan pengemasan, sedangkan buffet membutuhkan fasilitas penyajian yang lebih lengkap.
Periksa penawaran tersebut apakah sudah mencakup kebutuhan berikut:
- Piring, sendok, garpu, gelas, dan perlengkapan makan lainnya.
- Chafing dish atau peralatan untuk menjaga suhu hidangan.
- Meja buffet, meja saji, dan perlengkapan pendukung.
- Dekorasi meja atau area penyajian jika diperlukan.
- Peralatan kebersihan dan penanganan sampah setelah layanan selesai.
Selain itu, pihak yang bertanggung jawab atas pemasangan, pembongkaran, dan pembersihan area setelah acara juga harus masuk perhitungan.
Komponen tersebut dapat memengaruhi biaya dan pembagian tugas antara vendor, EO, serta pengelola venue.
3. Tenaga Layanan, Jam Operasional, dan Waktu Set Up
Jumlah tenaga layanan harus disesuaikan dengan jumlah tamu, format penyajian, dan durasi acara. Kebutuhan petugas untuk membagikan nasi box tentu berbeda dari kebutuhan staf yang melayani buffet atau menjaga beberapa food stall.
Minta vendor menjelaskan jumlah petugas yang disediakan beserta pembagian tugasnya. Periksa harga yang ditawarkan apakah sudah mencakup tenaga untuk persiapan, pelayanan selama acara, dan pembongkaran setelah layanan selesai.
Jam operasional juga perlu diperjelas. Misal, penawaran yang mencakup layanan selama dua jam belum tentu mencakup kebutuhan acara yang berlangsung lebih lama.
4. Pengantaran, Akses Venue, dan Kebutuhan Teknis
Biaya pengantaran memiliki ketentuan yang berbeda-beda di setiap vendor.
Ada vendor yang memasukkan pengiriman ke dalam paket, ada juga vendor yang menetapkan biaya berdasarkan lokasi atau kondisi pengiriman.
Tanyakan alamat venue apakah sudah termasuk dalam area layanan vendor. Pastikan pula penawaran sudah memperhitungkan kebutuhan pengiriman sesuai jadwal, termasuk akses kendaraan, ketentuan loading dock, dan waktu masuk ke gedung.
EO juga perlu mengonfirmasi kebutuhan teknis apabila vendor menyediakan buffet atau live cooking. Ketersediaan listrik, air, ruang persiapan, serta akses ke area penyajian dapat memengaruhi kesiapan operasional dan biaya tambahan.
5. Pajak, Biaya Layanan, dan Komponen yang Belum Termasuk
Setiap penawaran harus menjelaskan apakah harga yang tercantum sudah mencakup seluruh komponen biaya. Jangan dulu berasumsi bahwa angka per pax merupakan total akhir yang harus dibayarkan.
Periksa rincian biaya layanan, pajak, biaya administrasi, serta komponen lain yang belum termasuk dalam paket. Minta vendor mencantumkan total pembayaran secara tertulis agar tim keuangan dapat memeriksa anggaran dengan mudah.
Cara Membuat Tabel Perbandingan Penawaran Catering yang Adil
Nah, setelah memastikan semua komponen di atas, Anda bisa membuat tabel perbandingan penawaran catering untuk menentukan pilihan terbaik.
Berikut langkah-langkah yang bisa dilakukan:
1. Samakan Jumlah Pax, Menu, Format Penyajian, dan Durasi Acara
Mulai dengan menetapkan kebutuhan acara sebagai dasar perbandingan.
Gunakan jumlah pax, pilihan menu, format penyajian, lokasi, dan durasi layanan yang sama untuk setiap vendor.
Misalnya, EO sedang mencari catering makan siang untuk 1000 tamu di sebuah gedung perkantoran.
Semua vendor harus memberikan penawaran berdasarkan jumlah tersebut dengan menu dan cakupan layanan yang setara.
Jika satu vendor menawarkan buffet dan vendor lain menawarkan nasi box, jangan langsung membandingkan harga keduanya seolah-olah memberikan layanan yang sama.
Samakan format penyajian terlebih dahulu atau catat perbedaan layanannya dalam tabel.
2. Pisahkan Harga Dasar dan Biaya Tambahan
Catat harga awal yang ditawarkan setiap vendor, kemudian pisahkan biaya tambahan ke dalam kategori. Cara ini membantu EO mengetahui bagian mana yang membuat total penawaran berbeda.
Gunakan kategori seperti menu, peralatan, tenaga layanan, pengantaran, biaya venue, dan pajak. Jika suatu komponen sudah termasuk dalam paket, tandai sebagai bagian dari harga dasar agar tidak terhitung dua kali.
Tambahkan pula keterangan tentang cakupan layanan dan ketentuannya. Contohnya, biaya tenaga layanan mencakup jumlah petugas dan durasi kerja.
3. Hitung Total Biaya dan Biaya Akhir per Pax
Setelah seluruh komponen disamakan, hitung total biaya setiap vendor. Perhitungan ini harga memasukkan harga dasar dan biaya tambahan yang relevan dengan kebutuhan acara.
Gunakan rumus berikut:
Total biaya catering = biaya dasar + biaya tambahan yang berlaku
Biaya akhir per pax = total biaya catering ÷ jumlah pax
Namun, pastikan dulu semua angka memakai cakupan layanan yang setara sebelum menarik kesimpulan, ya.
4. Contoh Tabel Perbandingan Tiga Vendor
Misalnya, EO menerima tiga penawaran catering untuk acara dengan 500 pax. Agar lebih mudah membandingkan biaya setiap vendor, catat harga dasar, biaya tambahan, dan total biaya yang harus dibayarkan.
Contoh ilustrasi rinciannya sebagai berikut:
| Komponen | Vendor A | Vendor B | Vendor C |
| Harga awal per pax | Rp75.000 | Rp80.000 | Rp70.000 |
| Biaya dasar untuk 500 pax | Rp37.500.000 | Rp40.000.000 | Rp35.000.000 |
| Biaya tambahan | Rp5.000.000 | Rp2.000.000 | Rp8.000.000 |
| Total biaya | Rp42.500.000 | Rp42.000.000 | Rp43.000.000 |
| Biaya akhir per pax | Rp85.000 | Rp84.000 | Rp86.000 |
Tabel tersebut menunjukkan bahwa Vendor C menawarkan harga awal paling murah, yaitu Rp70.000 per pax. Namun, setelah biaya tambahan diperhitungkan, total penawarannya mencapai Rp43 juta.
Vendor B justru memiliki total biaya paling rendah, yaitu Rp42 juta atau Rp84.000 per pax. Selisihnya memang tidak terlalu besar, tetapi hasil ini menunjukkan alasan EO harus memeriksa keseluruhan komponen sebelum menentukan pilihan.
Namun, perbandingan ini baru adil apabila ketiga vendor menawarkan menu, ukuran porsi, fasilitas, tenaga layanan, dan durasi yang setara.
Jika cakupan layanan berbeda, EO harus menyesuaikan spesifikasi atau mencatat perbedaannya sebelum membandingkan harga akhir.
Checklist Membandingkan Penawaran Catering Sebelum Memilih Vendor
Gunakan checklist berikut sebelum menentukan pilihan. EO bisa memakainya saat rapat internal atau meminta revisi penawaran dari vendor.
- Apakah semua vendor menggunakan jumlah pax, menu, format penyajian, dan durasi layanan yang sama?
- Apakah ukuran porsi, peralatan, tenaga layanan, serta pengantaran sudah dijelaskan dalam setiap penawaran?
- Apakah total biaya sudah mencakup seluruh komponen yang diperlukan, termasuk pajak jika berlaku?
- Apakah biaya tambahan untuk lembur, perubahan menu, penambahan porsi, atau kebutuhan venue sudah diketahui?
- Apakah syarat pembayaran, masa berlaku penawaran, perubahan jumlah pax, dan pembatalan sudah diperiksa?
- Apakah rekam jejak, hasil food tasting, dokumen keamanan pangan, dan PIC vendor sudah dikonfirmasi?
Jika masih ada jawaban yang belum jelas, minta vendor melengkapi rincian sebelum keputusan akhirnya dibuat.
Pilih Catering Event Terbaik yang Tepat Waktu, Tepat Rasa, dan Tepat Anggaran!
Jika sedang mencari catering event terbaik di Jakarta yang menawarkan menu berkualitas, pelayanan profesional, dan penawaran biaya transparan, salah satu yang layak dipertimbangkan adalah Kindara Catering.
Berpengalaman lebih dari 10 tahun, Kindara Catering telah melayani berbagai kebutuhan acara, mulai dari event korporat berskala besar, wedding, private event, festival, hingga konser artis ternama.
Pilihan menu catering juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan konsep acara Anda. Kualitas makanan yang disajikan juga terjamin dengan sertifikat Halal MUI, HACCP 105413, dan ISO 22000.
Ceritakan kebutuhan acara Anda melalui WhatsApp tim Kindara Catering di +62 813-8481-7778. Tim Kindara Catering siap menyiapkan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran acara Anda!