Makanan yang datang terlambat, porsi kurang, atau menu tidak sesuai pesanan bisa mengganggu jalannya event. Masalah konsumsi juga bisa memengaruhi kenyamanan peserta dan penilaian klien terhadap kinerja event organizer (EO).
Oleh karena itu, dalam memilih catering, tidak cukup hanya dengan membandingkan harga dan foto makanan saja. EO juga harus memastikan vendor mampu memenuhi kebutuhan acara, menjaga kualitas makanan, dan mengirim pesanan tepat waktu.
Simak panduan memilih catering untuk event berikut ini!
Cara Memilih Catering untuk Event
1. Tentukan Kebutuhan Konsumsi Acara
Sebelum meminta penawaran, tentukan jumlah peserta, durasi acara, lokasi, dan anggaran konsumsi. Informasi ini membantu vendor menyusun penawaran yang sesuai dengan kebutuhan EO.
Perhatikan juga aturan venue, seperti akses pengiriman barang, penggunaan lift, dan batas waktu bongkar muat.
Contohnya, acara seminar dengan 150 peserta mungkin membutuhkan 150 nasi box yang harus tiba sebelum istirahat siang. Jika vendor hanya bisa mengirim setelah sesi makan dimulai, jadwal acara bisa terganggu.
2. Pilih Format Catering yang Sesuai
Format penyajian sebaiknya mengikuti jadwal, lokasi, dan konsep acara. Berikut beberapa pilihan yang bisa dipertimbangkan:
- Buffet: Cocok untuk gala dinner, gathering, atau acara dengan waktu makan yang cukup dan area prasmanan.
- Nasi box: Praktis untuk seminar, pelatihan, atau acara dengan jadwal padat.
- Snack box: Sesuai untuk coffee break atau konsumsi ringan di sela kegiatan.
- Live cooking: Cocok untuk acara yang ingin menghadirkan pengalaman kuliner langsung. Namun, dengan catatan venue menyediakan ruang dan waktu persiapan yang cukup, ya.
3. Bandingkan Harga dan Jumlah Porsi
Jangan langsung memilih vendor dengan harga per porsi paling murah. Periksa juga isi menu, biaya pengiriman, peralatan, tenaga pelayanan, dan komponen lain yang dikenakan secara terpisah.
Misalnya, EO menganggarkan Rp75.000 per orang untuk 150 peserta. Total anggaran awal mencapai Rp11.250.000, belum termasuk biaya tambahan dan cadangan porsi.
EO bisa menyiapkan cadangan sekitar 5–10% bila anggaran memungkinkan dan jumlah tamu tambahan sulit dipastikan. Pastikan pula jumlah cadangan sudah disepakati dengan vendor agar tidak terjadi kekurangan atau pemborosan makanan.
4. Periksa Pengalaman dan Portofolio Vendor
Pilih vendor yang pernah menangani acara dengan jenis dan jumlah peserta yang sebanding. Contohnya, pengalaman melayani 30 orang di acara kantor belum tentu cukup untuk membuktikan kesiapan menangani 500 peserta sekaligus.
Jika perlu, minta dokumentasi acara sebelumnya dan referensi klien yang bisa dihubungi.
5. Cicipi Menu Sebelum Memesan
Foto makanan belum cukup untuk menilai rasa, porsi, dan kualitas penyajian. Sebaiknya minta sesi tasting sebelum menandatangani kontrak agar EO bisa memastikan menu sesuai dengan ekspektasi.
Sebagai contoh, untuk acara yang menggunakan nasi box, sesi tasting sebaiknya meniru kondisi pada hari H. Minta vendor mengemas makanan seperti pesanan sebenarnya, lalu cicipi setelah didiamkan sekitar satu jam.
6. Pastikan Komunikasi dan Layanan Vendor Bisa Diandalkan
Vendor wajib memberikan informasi dengan jelas, merespons pertanyaan, dan sigap ketika ada perubahan pesanan. EO juga harus mengetahui siapa penanggung jawab vendor selama acara berlangsung.
Sebelum menyepakati kerja sama, tanyakan siapa yang bisa dihubungi pada hari H, kapan jumlah porsi harus dikonfirmasi, dan bagaimana vendor menangani keterlambatan atau kekurangan pesanan.
7. Periksa Ketersediaan Menu Khusus dan Keamanan Pangan
Jika peserta memiliki kebutuhan diet tertentu, pastikan vendor sanggup menyediakan menu yang sesuai. Contohnya, menu vegetarian atau makanan dengan persyaratan halal.
Apabila memungkinkan, minta daftar bahan dan penjelasan mengenai proses pengolahan untuk memastikan kebutuhan tersebut terpenuhi. Periksa juga kebersihan dapur, cara penyimpanan makanan, dan dokumen keamanan pangan yang relevan.
Setidaknya ada beberapa sertifikat yang bisa digunakan untuk menilai keamanan pangan dari vendor catering, yaitu Sertifikat Laik Higiene Sanitasi (SLHS), sertifikasi Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP), dan ISO 22000.
Pertanyaan yang Perlu Diajukan EO ke Vendor Catering
Sebelum memilih satu vendor, coba ajukan dulu beberapa pertanyaan berikut ini:
- Event sejenis apa yang pernah dilayani, dan dengan jumlah peserta berapa?
- Apakah kami bisa melakukan tasting sebelum memesan?
- Siapa penanggung jawab di lapangan pada hari H, dan bagaimana alur komunikasinya?
- Kapan batas konfirmasi jumlah akhir dan perubahan pesanan?
- Apa saja yang termasuk dalam harga: makanan, peralatan, tenaga layanan, dan pengantaran?
Pastikan Semua Kesepakatan Tertulis dalam Kontrak
Setelah memilih vendor, tuangkan detail pesanan dalam kontrak atau dokumen konfirmasi. Jangan hanya mengandalkan kesepakatan lisan karena detail kecil bisa memicu masalah saat acara berlangsung.
Pastikan dokumen mencantumkan:
- Menu dan jumlah porsi yang disepakati.
- Harga total serta rincian biaya tambahan.
- Jadwal pengiriman dan waktu persiapan di lokasi.
- Jam layanan dan kebutuhan tenaga pelayanan.
- Batas perubahan pesanan serta ketentuan pembatalan.
- Penanggung jawab dan prosedur penanganan kendala.
Samakan juga jadwal pengiriman, persiapan, dan pembongkaran dengan aturan venue. Dengan kesepakatan yang jelas, EO bisa mengoordinasikan kebutuhan konsumsi bersama vendor dan tim acara.
Butuh Vendor Catering untuk Event? Konsultasikan dengan Kindara Catering
Sedang mencari vendor catering untuk seminar, gathering, meeting, atau acara berskala besar? Pastikan pilihan catering sesuai dengan jumlah peserta, anggaran, dan jadwal acara agar kebutuhan konsumsi berjalan lancar pada hari H.
Sebagai penyedia catering di Jakarta dengan pengalaman 10+ tahun, Kindara Catering melayani berbagai kebutuhan acara, mulai dari event korporat hingga wedding, private event, festival, dan konser artis ternama.
Kindara menyediakan beragam menu catering yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan acara. Keamanan pangan Kindara juga sudah didukung sertifikat Halal MUI, HACCP 105413, dan ISO 22000.
Yuk, ceritakan kebutuhan catering acara Anda melalui WhatsApp Kindara Catering di +62813-8481-7778 dan dapatkan informasi menu serta penawaran yang sesuai dengan kebutuhan, anggaran, serta jadwal acara Anda!