Catering year end party kantor harus direncanakan sejak jauh hari agar perusahaan mendapat pilihan menu, jadwal pengiriman, dan format penyajian yang sesuai kebutuhan.
Perencanaan ini penting bagi General Affairs (GA), office manager, dan Event Organizer (EO), terutama saat memasuki Desember saat banyak perusahaan menyiapkan acara penutup tahun.
Desember 2026 memiliki periode libur Natal yang berdekatan dengan akhir pekan. Kondisi ini mesti diperhitungkan saat menentukan jadwal acara dan waktu pemesanan catering.
Lalu, kapan waktu yang tepat untuk booking catering year end party kantor? Simak panduannya berikut ini!
Kenapa Desember Jadi Bulan Sibuk untuk Year End Party Kantor?
Sebab, banyak kegiatan penutup tahun harus diselesaikan sebelum libur akhir tahun atau sebelum sebagian karyawan mengambil cuti.
Situasi tersebut menyebabkan pilihan tanggal acara lebih terbatas. Belum lagi, panitia harus menyesuaikan jadwal dengan ketersediaan tempat, peserta, dan vendor catering.
Berdasarkan SKB Tiga Menteri tentang Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama Tahun 2026, Kamis, 24 Desember ditetapkan sebagai cuti bersama Natal, sedangkan Jumat, 25 Desember merupakan hari libur nasional. Kedua tanggal tersebut berdekatan dengan akhir pekan 26–27 Desember.
Periode tersebut membentuk rangkaian libur empat hari, mulai 24-27 Desember 2026. Perusahaan mesti mempertimbangkan jadwal tersebut saat menentukan tanggal year end party.
Pemesanan catering mendekati hari pelaksanaan juga berisiko membatasi pilihan menu atau waktu pengiriman. Namun, tingkat kepadatan vendor pada tanggal tertentu tetap harus dikonfirmasi langsung karena ketersediaannya berbeda-beda.
Karena itu, GA dan EO sebaiknya tidak menunggu sampai Desember untuk mulai mencari vendor. Rencanakan lebih awal agar masih ada cukup waktu untuk membandingkan penawaran, memeriksa fasilitas, dan menyepakati kebutuhan acara.
Kalender Desember 2026 untuk Perencanaan Year End Party
Berdasarkan SKB Tiga Menteri Tahun 2025, berikut jadwal libur pada akhir Desember 2026.
| Tanggal | Hari | Keterangan |
| 19 Desember 2026 | Sabtu | Akhir pekan |
| 20 Desember 2026 | Minggu | Akhir pekan |
| 21–23 Desember 2026 | Senin–Rabu | Hari kerja |
| 24 Desember 2026 | Kamis | Cuti bersama Natal |
| 25 Desember 2026 | Jumat | Libur nasional Natal |
| 26 Desember 2026 | Sabtu | Akhir pekan |
| 27 Desember 2026 | Minggu | Akhir pekan |
| 28–31 Desember 2026 | Senin–Kamis | Hari kerja |
Sumber: Sekretariat Negara, SKB Tiga Menteri tentang Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama Tahun 2026.
Perusahaan swasta harus memeriksa kebijakan internal terkait cuti bersama dan jadwal operasional. Sebab, pelaksanaan cuti bersama bagi instansi swasta diatur oleh pimpinan masing-masing perusahaan.
Bagi perusahaan yang ingin mengadakan acara sebelum Natal, tanggal 21–23 Desember dapat dipertimbangkan apabila sesuai dengan jadwal kerja dan ketersediaan peserta.
Sementara itu, tanggal 28–31 Desember dapat menjadi alternatif bagi perusahaan yang ingin mengadakan acara setelah Natal.
Namun, panitia tetap harus memeriksa agenda internal, ketersediaan lokasi, dan kapasitas vendor sebelum menetapkan jadwal.
Timeline Persiapan Catering Year End Party Kantor
Sebagai panduan perencanaan, berikut tahapan yang dapat digunakan untuk year end party Desember 2026:
1. Tentukan Tanggal, Jumlah Peserta, dan Anggaran
Idealnya, persiapan dimulai sekitar 6–8 minggu sebelum acara untuk memberi waktu memilih vendor dan mengoordinasikan kebutuhan.
Jika mulai merencanakan pada Oktober 2026, panitia masih memiliki kesempatan untuk mengatur acara Desember.
Tentukan tiga hal berikut terlebih dahulu:
- Tanggal dan lokasi acara, termasuk jam mulai serta perkiraan durasi.
- Jumlah peserta, berdasarkan daftar karyawan dan tamu yang akan diundang.
- Anggaran catering per orang beserta total anggaran yang tersedia.
Jika jumlah peserta belum pasti, buat estimasi awal dan tentukan kapan angka final akan dikonfirmasi. Gunakan panduan cara menghitung porsi catering sebagai referensi awal untuk menyusun kebutuhan konsumsi, lalu sesuaikan dengan format acara.
Bagi instansi pemerintah, periksa pula ketentuan anggaran yang relevan. PMK Nomor 54 Tahun 2026 tentang Standar Biaya Masukan menjadi acuan penyusunan rincian anggaran mulai tahun anggaran 2027. Pastikan ketentuan dan komponen biaya yang berlaku sesuai dengan jenis kegiatan, ya.
2. Hubungi Vendor dan Minta Penawaran
Setelah kebutuhan dasar tersusun, hubungi beberapa vendor untuk memeriksa ketersediaan tanggal dan meminta penawaran.
Karena acara digelar Desember, sebaiknya tahap ini dilakukan sedini mungkin. Panitia dapat mulai meminta penawaran sejak Oktober atau lebih awal.
Informasi yang perlu disampaikan kepada vendor meliputi:
- Tanggal, jam, dan lokasi acara.
- Perkiraan jumlah peserta.
- Format penyajian yang diinginkan.
- Kisaran anggaran per orang.
- Kebutuhan menu khusus.
- Fasilitas tambahan, seperti meja buffet, peralatan saji, atau live cooking.
Minta penawaran yang mencantumkan rincian harga, isi paket, biaya pengiriman, kebutuhan peralatan, dan layanan yang termasuk dalam paket.
3. Konfirmasi Ketersediaan dan Ketentuan Booking
Setelah menerima penawaran, konfirmasi lagi kapasitas vendor dan ketentuan pemesanan.
Tanyakan apakah pemesanan memerlukan uang muka, kapan pembayaran dilakukan, dan dokumen apa saja yang dibutuhkan. Pastikan pula kebijakan perubahan tanggal, pembatalan, serta penyesuaian jumlah peserta tercantum secara jelas.
4. Finalisasi Menu dan Jumlah Peserta
Setelah vendor dipilih, tentukan menu utama, snack, minuman, serta kebutuhan khusus peserta. Pastikan komposisinya sesuai dengan konsep acara dan anggaran.
Jumlah peserta dapat diperbarui secara bertahap. Gunakan estimasi awal untuk meminta penawaran, kemudian sepakati batas waktu konfirmasi akhir agar vendor memiliki waktu menyiapkan bahan dan operasional.
Jika jumlah peserta berubah, sampaikan pembaruan sebelum tenggat yang disepakati.
5. Konfirmasi Pengiriman dan Persiapan Lokasi
Beberapa hari sebelum acara, periksa kembali jadwal pengiriman, akses masuk gedung, lokasi bongkar muat, serta waktu persiapan catering.
Jika acara berlangsung di gedung perkantoran, pastikan vendor mengetahui ketentuan akses barang dan penggunaan lift servis jika diperlukan. Koordinasikan pula lokasi buffet, sumber listrik untuk peralatan tertentu, dan area kerja bagi petugas catering.
Simpan seluruh kesepakatan dalam dokumen atau percakapan tertulis. Dengan begitu, panitia dan vendor memiliki acuan yang sama menjelang hari pelaksanaan.
Format dan Menu untuk Year End Party Kantor
Pemilihan format catering sebaiknya mengikuti konsep acara, jumlah peserta, dan fasilitas lokasi. Berikut beberapa opsi yang dapat dipertimbangkan.
1. Buffet
Catering buffet cocok untuk acara yang menyediakan waktu makan bersama, seperti gathering internal, makan malam perusahaan, atau acara apresiasi karyawan. Peserta dapat memilih hidangan dari beberapa menu yang disajikan di meja prasmanan.
Contoh menu buffet:
- Nasi putih atau nasi goreng
- Ayam bakar, ayam saus mentega, atau ayam teriyaki
- Daging sapi lada hitam atau rendang
- Capcay atau tumis sayuran
- Sup ayam atau sup sayuran
- Puding, buah potong, atau kue sebagai hidangan penutup
- Air mineral dan teh
Panitia perlu memastikan area buffet cukup luas dan alur pengambilan makanan tidak mengganggu jalannya acara. Jumlah hidangan juga disesuaikan dengan peserta dan durasi makan.
2. Food Stall dan Live Cooking
Food stall menghadirkan beberapa stan makanan dengan menu berbeda. Format ini cocok untuk acara yang mengutamakan interaksi dan suasana santai.
Live cooking dapat menjadi daya tarik tambahan karena hidangan disiapkan langsung di lokasi. Namun, panitia perlu memeriksa kebutuhan listrik, ventilasi, area persiapan, dan kapasitas layanan agar antrean tidak terlalu panjang.
Contoh menu food stall dan live cooking:
- Bakso atau soto
- Sate ayam dengan lontong
- Mie goreng atau kwetiau goreng
- Pasta dengan pilihan saus
- Ayam panggang atau aneka grill
- Martabak mini atau crepe
- Es buah atau minuman segar
3. Nasi Box
Nasi box cocok untuk acara yang membutuhkan pembagian konsumsi secara praktis atau memiliki waktu makan terbatas. Format ini juga memudahkan panitia menghitung jumlah paket berdasarkan daftar peserta.
Contoh menu nasi box:
- Nasi putih, ayam goreng, tumis buncis, sambal, dan kerupuk
- Nasi putih, ayam bakar, tahu atau tempe, serta lalapan
- Nasi putih, daging teriyaki, capcay, dan buah potong
- Nasi putih, ikan fillet saus asam manis, tumis sayur, dan puding
- Nasi putih, rendang, perkedel, dan sayur nangka
4. Canape dan Finger Food
Canape serta finger food cocok untuk acara networking, cocktail-style gathering, atau sesi apresiasi yang tidak berfokus pada makan besar. Hidangan berukuran kecil lebih mudah disantap sambil berdiri dan berinteraksi.
Contoh menu canape dan finger food:
- Mini sandwich isi ayam atau telur
- Chicken wings
- Risoles atau pastel mini
- Mini burger
- Sosis gulung
- Bruschetta
- Spring roll
- Brownies potong atau mini tart
- Buah potong
Jika acara berlangsung beberapa jam atau bertepatan dengan jam makan, pertimbangkan untuk menambahkan makanan utama.
Checklist Booking Catering Year End Party
Sebelum menyetujui penawaran dan membayar uang muka, gunakan checklist berikut untuk memeriksa kesiapan acara:
☐ Tanggal, jam, dan lokasi acara sudah ditentukan serta tidak berbenturan dengan agenda internal atau libur.
☐ Perkiraan jumlah peserta dan tenggat konfirmasi akhir sudah disepakati.
☐ Anggaran per orang dan total biaya catering sudah ditetapkan.
☐ Isi paket, menu, minuman, dan layanan tambahan tercantum dalam penawaran.
☐ Ketentuan halal dan kebutuhan menu khusus sudah dikonfirmasi.
☐ Dokumen legalitas, sertifikat, dan informasi vendor sudah diperiksa sesuai kebutuhan perusahaan.
☐ Jadwal pengiriman, waktu persiapan, serta akses gedung sudah dikonfirmasi.
☐ Ketentuan uang muka, pelunasan, pembatalan, dan perubahan pesanan sudah dipahami.
☐ Kontak penanggung jawab dari pihak vendor dan panitia sudah tersedia.
Mulai Persiapan Year End Party dari Sekarang!
Catering year end party kantor sebaiknya dipesan jauh sebelum Desember, terutama karena libur Natal 24-27 Desember 2026 membuat pilihan tanggal acara semakin terbatas.
Panitia dapat mulai dengan menentukan tanggal, perkiraan jumlah peserta, dan anggaran per orang, lalu meminta penawaran dari beberapa vendor sejak Oktober.
Setelah itu, konfirmasi ketersediaan, finalisasi menu, serta jadwal pengiriman dan akses gedung. Checklist di atas bisa dipakai sebagai acuan sebelum menyetujui penawaran dan membayar uang muka.
Jika mencari vendor catering kantor di Jakarta Selatan, Kindara Catering bisa menjadi pilihan tepat!
Sudah berpengalaman lebih dari 10 tahun, Kindara Catering menyediakan menu yang bisa disesuaikan dengan konsep dan anggaran acara.
Kindara Catering juga sudah mengantongi sertifikasi Halal MUI, HACCP 105413, dan ISO 22000 sehingga kualitas makanan yang disajikan aman dan higienis.
Yuk, ceritakan kebutuhan year end party kantor Anda via WhatsApp Kindara Catering di +62 813-8481-7778! Kami bantu siapkan menu serta penawaran terbaik sesuai kebutuhan Anda!